Ce format de réunion a fait ses preuves et peut être utilisé comme point de départ pour votre propre structure de réunion. Il ne s'agit que d'une suggestion sur comment les rôles peuvent être ordonnés. Si vous êtes débutez dans la gestion d'un club Agora, nous vous suggérons de commencer avec ce format jusqu'à ce que vous ayez gagné en expérience. Dans cette section, seulement les ordres du jours globaux et les chronométrages suggérés sont expliqués, mais aucun détail n'est donné sur comment chacun des rôles fonctionne. Cette information peut être obtenue dans le chapitre "Rôles des Réunions de Club". Ce format de réunion est essentiellement le même que la réunion soit physique ou en ligne. Avant la Réunion Le Facilitateur de Réunion devrait arriver bien avant l'heure de début fixée afin de : Préparer le lieu - tables, chaises, pupitre, bannières du club et symboles d'Agora etc. Préparer les outils que le Chronométreur utilisera pour mesure et signaler le temps (chronomètre, carton coloré avec feux de signalisation etc). Imprimer l'agenda Si nécessaire, vérifier que l'équipement lumière, son et projection fonctionne correctement. Si le club possède de l'équipement d'enregistrement, le mettre en place et le préparer à l'emploi. Pour les réunions en ligne, le Facilitateur de Réunion devrait lancer la réunion au moins 15 minutes avant l'heure officielle de début. Certains clubs aiment avoir une section "sociale" en libre format, qui prend environ 30 minutes avant le début de la réunion et plusieurs heures à sa suite. Matériel nécessaire Réunions physiques Pour une réunion physique, vous aurez besoin au minimum du matériel suivant : Un chronomètre pour les discours Des moyens de signaler les limites de temps à l'orateur. Ceci peut être fait avec des indicateurs vert, jaune et rouge. Vous pouvez utiliser des lumières ou simplement des morceaux de carton coloré. Des formulaires de retours pour l'audience. Tous les membres de l'audience (même les invités) peuvent donner leur évaluation à chaque orateur sur ces formulaires de retour. Vous pouvez obtenir des versions personnalisées de formulaires - comme celui ci-dessous- à partir du Portail. (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Vous pouvez utiliser le modèle fourni, ou créer le votre. Des stylos pour l'audience et (surtout) pour le Chronométreur et le Grammairien. Des agendas imprimés de la réunion Le Mot du Jour, imprimé sur une ou deux pages de papier, en grosses lettres, afin qu'il soit vu des orateurs et de l'audience. Du papier (ou encore mieux, des modèles) pour le Grammairien, le Chronométreur et le Compteur de tics de langage. Réunion en ligne Pour les réunions en ligne, il est bien d'avoir à portée de main les liens et les matériaux suivants, au cas où les rôles responsables les auraient oublié : Liens vers l'arrière plan de Zoom que le Chronométreur peut utiliser Lien vers le Créateur de Ressources pour que le Grammairien et le Chronométreur puissent générer leurs modèles et arrière-plans. Versions PDF pré-créées des Formulaires d'Evaluation pour chaque projer et chaque rôle. (Ceux-ci peuvent être produits automatiquement à partir de la page de chaque projet et rôle). Version PDF pré-créée du Formulaire de Retour Général que les membres qui ne sont pas évaluateurs peuvent utiliser pour faire part de retours aux orateurs. Réunion Partie I - Initiation 1. En général, le Facilitateur de Réunion appelle à l'ordre et ouvre la réunion, accueille tout le monde, puis fournit une introduction concise de la personne qui tient le rôle de modérateur de la réunion du jour et lui cède la place sur la scène. 2. Le Modérateur accueille tout le monde. Quelques éléments qu'il est bien pour le Modérateur de faire à ce moment spécifique : Rappeller à tout le monde d'éteindre leur téléphone. Pour les réunions en ligne, à part le téléphone, demandez aux participants d'éteindre toute source possible d'interférence et de ferme la porte de la pièce dans laquelle ils se trouvent. Rappeller à tout le monde de ne pas traverser la salle lors des discours. Pour les réunions en ligne, rappeller à tout le monde que la sécurité et le protocole doivent être constamment maintenus. Cela signifie que personne ne devrait conduire ou exécuter toute autre activité dangereuse pendant la réunion. Tout le monde doit être habillé correctement, et enfin, tout le monde doit avoir sa caméra activée en permanence. S'il y a des invités, fournir une introduction générale d'Agora Speakers International et du club, ses objectifs, sa mission et ce que nous faisons. Un aspect qu'il est toujours bien d'expliquer aux invités est que la réunion n'est pas une forme libre dans laquelle tout le monde parle mais suit un agenda structuré avec des personnes qui performent des rôles spécifiques pour lesquels ils se sont portés volontaires au préalable. Cela aide les invités à se débarrasser rapidement de leurs idées fausses à propos des réunions Agora. La réunion est divisée en différentes sections, avec des personnes différentes responsables de chaque section. Les rôles et sections ont des objectifs spécifiques, qui sont expliqués en détails dans les matériaux en ligne. Les rôles sont volontaires, et tout le monde peut se présenter. Les rôles changent à chaque réunion - le Modérateur du jour ne sera pas le même lors de la prochaine réunion. Tout le monde est évalué afin que chacun puisse s'améliorer et apprendre. Il est parfois bien de mentionner ces aspects lors de l'introduction. S'il y a des invités, c'est une bonne opportunité pour leur demander de se lever et de se présenter à l'audience. En général, le Modérateur pose une question simple comme "comment vous nous avez découvert ?" "qu'est-ce qui vous amène ici ?" etc. Certains invités confondent une invitation à se présenter avec un discours de 20 minutes. Le Modérateur a la responsabilité d'interrompre ce genre d'égarement qui pourrait faire dérailler le bon déroulement de la réunion. Partie II - L'équipe d'évaluation 3. Le Modérateur cède la place au Chronométreur pour 1-2 minutes, qui explique son rôle, pourquoi le chronométrage est important, et comment les signaux de temps fonctionnent. 4. Le Modérateur cède la place au Grammairien qui explique son rôle et les choses auxquelles il va être attentif. 5. Le Modérateur cède la place au Compteur des Tics de Langage pour 1-2 minutes, qui explique son rôle, l'importance de ne pas utiliser de tics de langage, et donne quelques exemples. Dans certaines réunions, le Grammarien et le Compteur de tics de langage sont des rôles performés par la même personne. Aussi, un d'eux peut présenter le Mot du Jour. L'objectif du Mot du Jour est d'entraîner les participants à être flexibles lorsqu'ils parlent et à s'adapter aux changements au lieu d'apprendre des discours par coeur. Partie III- Projets 6. Pour chaque projet, le Modérateur : Appelle l'Evaluateur de Discours à expliquer les objectifs du discours Appelle l'orateur à délivrer le discours Donne à l'audience entre 1-2 minutes pour que tout le monde puisse écrire ses retours à l'orateur. Il est recommandé que les projets soient dans l'ordre croissant de difficulté pour éviter d'avoir un orateur solide qui parle avant un orateur sans expérience. 7. Quand la partie des discours préparés se termine, le Modérateur cède la place au Coordinateur des Discours Improvisés, qui s'occupe de cette section. En général, elle dure environ 15 minutes, avec chaque réponse à une question durant entre 1 et 2 minutes. C'est un bon moment pour une courte pause si le club est famillier avec cette tradition, puisque cela donne plus de temps aux évaluateurs de finir leur évaluation. Aussi, certains clubs aiment voter pour le meilleur orateur et le meilleur discours improvisé. C'est aussi un bon moment pour demander à tout le monde de voter et de collecter leurs voix. Si une session de vote a lieu, vous devriez répéter (et encore mieux écrire dans un endroit visible de tous) le nom des orateurs et de tous les participants aux discours improvisés. Partie IV - Evaluations de discours 8. Une fois la section précédente terminée, l'Evaluateur de Réunion appelle les Evaluateurs de Discours à faire part de leurs évaluations, chacune d'entre elles durant entre 3 et 5 minutes. 9. Lorsque toutes les évaluations de discours ont été délivrées, l'Evaluateur de Discours Improvisés monte sur la scène et présente son rapport. Cette évaluation dure entre 5 et 7 minutes. 10. Optionnel. Si le club contient un Evaluateur d'Ecoute, c'est alors le bon moment pour ce rôle de s'exécuter. Partie V - Evaluations techniques et Conclusion 11. Une fois la partie précédente terminée, le Compteur des tics de langage, le Grammairien et le Chronométreur présentent leurs rapports, d'1-2 minutes chacun, en général dans l'ordre inversé dans lequel ils ont participé au début de la réunion. 12. Enfin, l'Evaluateur de Réunion présente son évaluation d'ensemble de la réunion et de tous les évaluateurs. Cela prend en général entre 5 et 7 minutes. 13. Le Modérateur cède la place à toute personne (surtout les dirigeants du club) qui nécessitent de faire une annonce. C'est un moment opportun pour le Modérateur de demander aux invités leur opinion sur la réunion, comment ils se sont sentis etc. 14. Le Modérateur cède la place au Facilitateur de Réunion, qui ferme la réunion.